Warum eine Praxisoptimierung vor der Übergabe sinnvoll ist

«Ich brauche keine Praxisoptimierung mehr, in ein paar Jahren verkaufe ich die Praxis ja sowieso.»

Erkennen Sie sich in dieser Aussage wieder? Dann ist dieser Artikel genau für Sie bestimmt!
Unsere Zeit ist kostbar und sollte deshalb nicht in ineffizienten und aufwendigen Strukturen und Praxisprozessen verloren gehen. Packen Sie Ihre Chance und gestalten Sie die Jahre vor der Praxisübergabe so, dass Sie die Arbeit geniessen und Ihre Tätigkeit als Arzt/Ärztin ausüben können – anstelle der eines Sachbearbeiters oder einer Sachbearbeiterin.

Interne Praxisoptimierung

Prozesse oder Strukturen können jederzeit optimiert oder angepasst werden. Daher ist es sinnvoll, dass die leitende Medizinische Praxisassistentin (MPA) oder die Praxiskoordinatorin (MPK) laufend die internen Abläufe überprüft und Defizite festhält. So kann man als Team wachsen und sich weiterentwickeln. Die interne Lösung bringt die folgenden Vor- und Nachteile mit sich:

Vorteile

• Die Prozesse können laufend geprüft und angepasst werden.
• Man hat kurzfristige Handlungsmöglichkeiten.
• Neue Mitarbeiter*innen bringen neue Inputs.

Nachteile

• Nach einiger Zeit entwickelt man eine sogenannte Betriebsblindheit.
• Man kennt nur den eigenen Betrieb, somit fehlen die Ideen, wie es anders gemacht werden könnte.
• Gewohnheiten etablieren sich und es braucht mehr Überwindung, aus eigener Initiative etwas anzugehen.
• Man fällt nach einer gewissen Zeit wieder in alte Muster zurück, dadurch können Veränderungen weniger effizient umgesetzt werden.

Externe Praxisoptimierung

Wenn trotz interner Analysen, Aufwände und Massnahmen kein zufriedenstellendes Ergebnis erzielt wird, gibt es die Möglichkeit einer externen Praxisoptimierung. Diese kann folgende Vor- und Nachteile aufweisen:

Vorteile

• Der Blick von aussen kann Defizite festhalten, die intern nicht wahrgenommen werden.
• Durch die Tätigkeit in vielen verschiedenen Betrieben können Ideen und Inputs weitergegeben werden, wie es andere Praxen handhaben.
• Emotionen werden ausgeblendet und ein Problem kann sachlich angegangen werden, da die Beurteilung neutral erfolgt.
• Optimierungsmassnahmen werden nach der Einführung überprüft und dadurch langfristig umgesetzt.
• Ganzheitliche Beurteilung – es werden auch Punkte analysiert, die im täglichen Praxisbetrieb nicht bemerkt werden, jedoch zusammenhängen.
• Die Beurteilung kann auch aus Sicht der Patient*innen erfolgen, wodurch Dinge registriert werden, die die Ärzt*innen im Sprechzimmer nicht mitbekommen.

Nachteile

• Zu Beginn entsteht ein gewisser finanzieller Aufwand.

Den richtigen Zeitpunkt wählen

Grundsätzlich gilt: «Alles ist besser, als nichts zu tun.» Doch wann ist der richtige Zeitpunkt? Dieser kommt nie, denn es gibt stets Gründe, weshalb es aktuell ungünstig oder nicht möglich ist. Deshalb ist die Devise: «Lieber heute als morgen.»

Der Ansporn, etwas zu verändern, kann unterschiedlich sein. Die häufigsten Gründe sind die zu hohe Arbeitsbelastung für Arzt/Ärztin und MPA kombiniert mit einer nicht zufriedenstellenden Rendite. Egal, wo ineffizient gearbeitet wird oder Zeit verloren geht, alles wirkt sich am Ende auf den Umsatz und somit auf die Rendite einer Praxis aus. Je eher eine Praxisoptimierung durchgeführt wird, desto besser sind demnach die Auswirkungen auf die Zahlen.

Was hat dies jedoch mit der Praxisübergabe zu tun?

Je besser die Praxisperformance ist, desto höher ist der Wert der Praxis. Wer also die Praxis in ein paar Jahren verkaufen will, sollte diese frühzeitig optimieren, damit der Verkaufspreis entsprechend ansteigt. Da bei einer Praxisbewertung in der Regel die letzten drei Geschäftsjahre als Berechnungsgrundlage genommen werden, empfiehlt es sich, drei bis fünf Jahre vor dem geplanten Verkauf die Praxis nochmals gründlich zu optimieren. Dies hat zudem den Vorteil, dass Sie die letzten Jahre in der Praxis geniessen und mit weniger Aufwand mehr Zufriedenheit schaffen können.

Finanzielle Auswirkungen

Eine Praxis ist wie ein Uhrwerk. Es gibt verschiedene Zahnräder, die ineinandergreifen und so den Betrieb am Laufen halten. Dreht ein Rad langsamer als die anderen oder ist eines kaputt, so kommt das Ganze ins Stocken. Was auch immer nicht richtig läuft, am Ende wirkt sich alles auf die Umsatzzahlen und somit auf die finanzielle Performance einer Praxis aus.

Daher ist es umso wichtiger, frühzeitig zu erkennen, was nicht richtig läuft, und entsprechende Massnahmen zu ergreifen. Denn mit jedem Tag, der verstreicht, geht wertvoller Umsatz verloren, der ohne Mehraufwand zusätzlich generiert werden könnte.

Je nach Zustand und Optimierungspotenzial kann nach einer ausführlichen Praxisoptimierung durch eine Beratungsfirma in den meisten Fällen mit einer Umsatzsteigerung von 10 bis 20 % gerechnet werden. Damit werden am Ende die oben erwähnten Auslagen für eine externe Praxisoptimierung um ein Vielfaches wieder reingeholt.

Prozessgestaltung in einer Einzel- oder Gruppenpraxis

Das Sprichwort «Viele Köche verderben den Brei» kennt jeder – und in etlichen Arztpraxen ist es eine tägliche Challenge. Je mehr Personen einen Betrieb aufrechterhalten müssen, desto bedeutender sind die richtigen Strukturen und eine gute Kommunikation.

In einer Einzelpraxis mit einem Arzt / einer Ärztin und ein bis zwei MPAs ist dies weniger ein Problem. Da sind die Kommunikationswege kurz und die Strukturen meist überschaubar.

Hingegen in einer Gruppenpraxis, mit beispielsweise vier Ärzt*innen und sechs bis acht MPAs, davon arbeitet die Hälfte nur in Teilzeit, gibt es häufig Schwierigkeiten, die richtigen Kommunikationswege zu finden und einen reibungslosen Betrieb zu gewährleisten.

Es ist wichtig, die Prozesse möglichst einfach und klar definiert zu gestalten, damit alle Mitarbeiter*innen nach dem gleichen Vorgehen arbeiten. Dies hat den Vorteil, dass es weniger Kommunikation im Team braucht, da jede*r an die Tätigkeiten der vorherigen Person anknüpfen kann. Gerade in grösseren Praxen ist dies matchentscheidend und erleichtert den täglichen Betrieb enorm. Zudem minimiert man dadurch die Fehlerquellen und die Fehlerquote sinkt. Entsprechend erleichtern klare Strukturen zum einen den Arbeitsalltag für das Praxispersonal und zum anderen wirkt die Praxis gegenüber den Patient*innen professionell und zuverlässig.

Zusammenfassend ist es wesentlich, die Probleme nicht nur symptomatisch zu behandeln, sondern der Ursache – meistens sind es mehrere Ursachen – auf den Grund zu gehen und eine Diagnose zu stellen. Danach kann mit der richtigen Therapie ein langfristiger Behandlungserfolg erzielt werden.

Jede Praxis ist individuell. Deshalb ist es essenziell, das Beste für den eigenen Betrieb zu entwickeln und als Team zu wachsen. Jede Veränderung ist wiederum eine Chance, sich zu verbessern.