Übernahme, Standortwechsel, Lockdown Einblick in eine Praxisübernahme unterungewöhnlichen Umständen

Prof. Dr. med. dent. Joannis Katsoulis hat im Januar 2020 in Grenchen die Zahnarztpraxis von Dr. Imobersteg übernommen, ihn zu einem Teilzeitpensum angestellt und sich direkt für den Umzug in eine neu ausgebaute Praxis entschieden. Wie er diese Schritte erlebt hat, berichtet er im nachfolgenden Interview.

Prof. Dr. med. dent. Joannis Katsoulis, MAS Fachzahnarzt für Rekonstruktive Zahnmedizin WBA Implantologie

Herr Professor Katsoulis, warum haben Sie sich für eine Praxisübernahme und nicht für eine Neueröffnung entschieden?
Beide Wege standen zur Diskussion und wären für mich möglich gewesen. Ausschlaggebend für die Übernahme der Praxis in Grenchen waren verschiedene Faktoren:

Zum einen wollte ich nicht mehr lange warten mit dem Start meiner Praxis. Es war aber Zufall und nicht planbar, dass sich die Vorstellung des älteren Kollegen über den Übergabezeitpunkt in etwa mit meiner deckte. Wäre es länger gegangen oder wäre eine undefinierte Übergabeperiode Bedingung gewesen, hätte ich den Weg der Neueröffnung gewählt.

Zum anderen spielte die positive Erfahrung mit dem Team in dieser Praxis eine grosse Rolle. Da ich bereits zwei Jahre zu 50 % in dieser Praxis tätig war, kannte ich das Personal und die bestehenden Abläufe relativ gut und konnte abwägen, welche Massnahmen in Richtung der gewünschten neuen Praxis nötig wären. Das gut funktionierende Team war rückblickend eine wertvolle Stütze in den ersten Monaten nach der
Übergabe.

Die Einschätzung der Ist-Situation durch FEDERER & PARTNERS war für mich ebenfalls ein wichtiger Punkt in der Entscheidungsfindung. Es war schlicht und ergreifend beruhigend zu wissen, dass ein erfahrenes Unternehmen die bestehende Praxis positiv bewertete und eine gute Entwicklungsmöglichkeit aufzeigte. Das Coaching und die Expertise der Berater gaben mir die Sicherheit, keine grösseren Fehler und Versäumnisse zu Beginn der Übernahme zu machen.

Ich habe die Chance, mich als Ortsfremder etablieren zu können, als besser eingeschätzt, wenn ich eine Praxis übernehme.

Im Rahmen der Praxisübernahme wurde auch ein Standortwechsel vollzogen. Wie hat dieser funktioniert? Wie war die Akzeptanz bei den Patienten?
Der Standortwechsel hat insgesamt sehr gut funktioniert. Die bestehende Praxis war über dreissig Jahre gewachsen und die Wege innerhalb der Räume somit nicht mehr optimal und ergonomisch, da nicht von Anfang an so geplant. Ein Umbau wäre sehr teuer gekommen im Vergleich zu den Kosten für einen Neuaufbau in grösseren Räumlichkeiten, die ich aber von null auf komplett neu planen konnte. Ganz wichtig dabei war ein kompetenter Innenarchitekt, in meinem Fall Samuel Vifian von Artiv Innenarchitektur, der bereits im Vorfeld alle Einzelheiten und den parallelen Aufbau planen und durchführen konnte. Eher zufällig ergab sich die Möglichkeit, nur hundert Meter von der bestehenden Praxis eine grössere Liegenschaft zu mieten. Das Zügeln der noch brauchbaren Infrastruktur konnte während einer Woche realisiert werden und dank der guten Organisation und dem grossen Einsatz des Teams ohne grössere Probleme erfolgen. Für mich persönlich war der parallele Aufbau über vier Monate sehr anstrengend. Aber die neue Praxis schliesslich fertiggestellt zu sehen, war etwas vom Schönsten! Die Umstellung war für das Team zwar gross, aber auch ein wichtiger Motivator: neue Räume, mehr Platz, übersichtliche Arbeitsabläufe. Die Patienten wurden gute drei Monate vor der Übergabe und dem Standortwechsel gemeinsam vom Vorgänger und mir mittels Flyer informiert und haben dies sehr positiv aufgefasst. Einzelne Patienten gingen noch zum alten
Eingang, wurden dort aber ganz unkompliziert mit einem Flyer über den neuen Standort informiert. Die Akzeptanz war sehr hoch bei den Patienten. Der Standortwechsel war auch ein deutliches Zeichen für den Neuanfang und die Modernisierung.

Wie haben Sie das Projekt Praxisübernahme vorbereitet?
Die Vorbereitung umfasste verschiedene Schritte beginnend gut achtzehn Monate vor der effektiven Vertragsunterzeichnung. Wichtig war für mich, zu Beginn die Form und den Zeitpunkt meiner eigenen Praxis zu definieren. Für die Details der Praxisübernahme war die Unterstützung durch FEDERER & PARTNERS und Artiv Innenarchitektur sehr wichtig. Beispielsweise wäre das praktische Vorgehen (Verkaufsvertrag, Finanzierung, Versicherungen, Treuhänder etc.) ohne die professionelle Unterstützung zeitlich sehr aufwendig, weniger effektiv und möglicherweise nicht mit den passenden Partnern abgelaufen. Da fehlt es dem Zahnmediziner schlicht an Erfahrung und dem nötigen Netzwerk.

War es schwierig, für Ihr Projekt eine Bankfinanzierung zu erhalten?
Die Finanzierung konnte – für mich unerwartet – ohne grössere Probleme realisiert werden. Wichtig war dabei wohl die saubere Vorbereitung und das defensive Budget bei der Besprechung mit der Bank. Und offenbar war der persönliche Eindruck beim Gespräch ein weiterer Faktor. Für mich entscheidend war weniger die Zinshöhe des Kredites, sondern vielmehr die zeitliche Flexibilität der Amortisation sowie die Rahmenbedingungen. Es gab grosse Unterschiede zwischen den Anbietern betreffend minimale Höhe und Zeitdauer der Festvorschüsse.

Wie haben Sie die letzten Tage vor der Praxisübernahme erlebt?
Die Übergabe fand zum Jahreswechsel statt, also während der Ferienzeit. Da alles geplant und organisiert war, konnte ich ganz entspannt dem ersten Tag entgegenblicken.

Und wie war der erste Tag in der eigenen Praxis?
Der erste Tag war ein Freitag, der ohne Patienten geplant war. Die Praxis sollte administrativ komplett umgestellt werden: Software, Agenda, Telefone, Druckerpapier, provisorische Beschilderung an Aussentür, Eingang, Lift, Empfang etc. Das konnte schliesslich nicht alles an einem Tag durchgeführt werden. Da während der ersten drei Wochen noch in den alten Räumen gearbeitet werden sollte, habe ich darauf verzichtet, in den Arbeitszimmern alles auf mich als neuen Chef ausrichten zu lassen. Insgesamt war es deutlich mehr Aufwand als gedacht und einiges hat trotz guter Vorbereitung nicht optimal funktioniert. Die Software hat unglücklicherweise deutlich mehr zu tun und zu korrigieren gegeben, als von allen Beteiligten erwartet. Vonseiten der Firma war man sehr bemüht. Nach dem Zügeln Anfang Februar gab es erneut einen ersten Tag in der neuen Praxis. Da konnten wir bereits aus den Fehlern lernen. Da wir nun mehr Platz und konsequente Abläufe definiert hatten, verlief dieser Tag sehr geordnet. Trotzdem hiess es über die ersten Wochen hinweg für alle, sich an die neuen Gegebenheiten zu gewöhnen.

Wie beurteilen Sie die Situation heute? Entspricht die Selbstständigkeit Ihren Vorstellungen und Wünschen?
Ich habe nach fünfzehn Jahren an der Universität den Schritt in die Privatpraxis eher spät gemacht. Mit dem Standortwechsel nach Übernahme und dem Aufbau einer neuen Praxis konnte ich die Infrastruktur an meine Behandlungsweise anpassen. Mein Vorhaben, eine Praxis mit mehreren Behandlern zu etablieren, die allgemeine und spezialisierte Therapien anbieten können, ist auf gutem Weg. Aktuell benötigen wir noch eine Zahnärztin / einen Zahnarzt zu 80 bis 100 % im Team, um ein breites Behandlungsspektrum und erweiterte Behandlungszeiten anbieten zu können. Und es wird wohl noch einige Zeit brauchen, bis die Patienten die neuen, dem heutigen Wissensstand entsprechenden Behandlungsvarianten kennenlernen. Viele sind nach der Corona-Zeit erst nach und nach wieder bereit, weitergehende elektive Therapien anzugehen. Die ersten Monate waren sehr anstrengend und emotional herausfordernd. Januar Übernahme, Februar Standortwechsel, Mitte März bis fast Mai 2020 Lockdown; das war zu dem Zeitpunkt sehr bitter und speziell die finanzielle Ungewissheit war besorgniserregend. Ein Jahr danach beurteile ich die Lage gelassener. Wichtig ist nicht der kurzfristige finanzielle Erfolg, sondern zufriedenes und motiviertes Personal sowie eine moderne Infrastruktur in meiner Praxis. Die Patienten fühlen sich durch die motivierten Mitarbeiter gut aufgehoben, schätzen die neue hygienische Praxis und das moderne Behandlungsangebot. Selbstständigkeit erfordert Mut, erfolgreich zu denken, strikte Organisation für planbare Dinge und Führungsverantwortung in ungeplanten Situationen. Selbstständigkeit beinhaltet zudem die stetige Bereitschaft, Probleme als neue Herausforderungen und Gelegenheit zur positiven Veränderung anzusehen. Denn eines ist sicher: Ist eine Lösung gefunden, kommt schon die nächste Herausforderung. Meine Vorstellungen bezüglich der Selbstständigkeit haben sich gewandelt. Zuerst stand das eigenständige Handeln und die Verwirklichung einer neuen Praxis im Vordergrund. Nun ist der Wunsch nach geordneter Veränderung und terminfreier Zeit für meine Familie wichtiger geworden. In finanzieller Hinsicht habe ich immer darauf vertraut, dass ehrliche und gewissenhafte Arbeit die Bedürfnisse aller Beteiligten befriedigen würde.
In Ihrer Praxis führen Sie ein grosses Praxisteam.

Wie war für Sie der Rollenwechsel vom Angestellten zum Vorgesetzten?
Ich habe in den letzten Jahren vor dem Einstieg in die Privatpraxis eine leitende Position an der Universität Bern gehabt und in der Rolle als Vorgesetzter bereits Erfahrungen sammeln können. Der grosse Unterschied in der Privatwirtschaft jedoch ist wohl der direkte finanzielle Bezug vom Angestellten zum Chef. Entscheidungen können generell sehr viel rascher umgesetzt werden. Als befriedigend habe ich auch die Möglichkeit empfunden, bei der Übernahme versicherungstechnische und finanzielle Belange zugunsten meiner Angestellten ändern zu können, die mich vorher als Angestellter selbst gestört haben. Es hat einige Zeit gebraucht, um den Mitarbeitern mehr Verantwortung und somit mehr Kompetenzen in ihrer Tätigkeit zu geben. Das Verständnis dafür steht oft den langjährigen Gewohnheiten entgegen. Es ist motivierend zu merken, dass es durchwegs die Bindung zum Unternehmen und das Selbstbild gestärkt hat.

Was würden Sie heute anders machen?
Ich hatte geplant, einige Geräte und Infrastruktur erst nach und nach aufzurüsten. Im Nachhinein ist der zeitliche Aufwand grösser, dies zu tun, als gleich am Anfang, auch wenn es aus finanzieller Sicht Sinn machen kann. Deshalb würde ich die Praxis komplett zu Beginn fertigstellen. Des Weiteren fehlt mir trotz über 300 m2 ein kleines Zimmer in der Praxis für diejenigen Dinge, die sonst nirgends hingehören, für Altpapier, Kartons, alte Geräte, Reservematerial etc. Oder dann hätte in den Verhandlungen mit dem Liegenschaftsbesitzer darauf geachtet werden sollen, ob ein Keller bzw. Hobbyraum verfügbar ist. Generell stelle ich mir die Frage, ob der Absprung in die Privatwirtschaft einige Jahre zuvor nicht sinnvoller gewesen wäre. In diesem Zusammenhang wäre für mich als familiär-unternehmerisch Unerfahrener ein Mentoring respektive der Gang zum Unternehmensberater in jungen Jahren sehr nützlich gewesen. Es gibt auch in der Privatpraxis genügend Raum für Innovationen, Kreativität und Kollegialität ähnlich dem universitären Setting, sofern man dafür motiviert ist.

Was ist das Geheimnis Ihres Erfolges?
Ich bin stolz der Chef eines motivierten und fleissigen Teams zu sein! Von meinen Eltern habe ich gelernt, ehrlich zu sein und an mich selbst zu glauben. Das ist das Wichtigste in meinen Augen. Der Rest ist stetige Bereitschaft, sich zu verbessern und keine Angst vor neuen Herausforderungen zu haben. Die Familie ist dabei eine grosse Unterstützung! Ein heterogenes Team braucht Struktur und Leitplanken, innerhalb derer die einzelnen Player sich frei bewegen können sollten. Und als Chef muss man auch Nein sagen können; Patienten, Mitarbeitern und sich selbst gegenüber!

Was würden Sie Ihren Kollegen, die den Schritt in die Selbstständigkeit noch vor sich haben, mit auf den Weg geben?
Denkt langfristig und zum Wohle eurer Patienten, dann wird es klappen!